Hazır değilseniz, sistem değil siz çökersiniz.
Kurumsallık, esneklik, izlenebilirlik, sürdürülebilirlik… Bunlar danışman sunumlarını doldurmak için ortaya çıkmadı. Hepsi tek bir gerçeğin sonucu: İş, insanlara bağımlı kaldığı sürece ölçeklenemez.
Bu gerçek anlaşılmadan yapılan her dijitalleşme hamlesi; ister yazılım alımı olsun, ister ürünleşme, ister CRM/ERP geçişi… işleri kolaylaştırmaz. Mevcut dağınıklığı kalıcılaştırır.
En tehlikeli yanılgı şudur:
“Sisteme geçersek işler düzelir.”
Hayır. Sistem işleri düzeltmez. Sistem, neyseniz onu hızlandırır.
Süreçler net değilse kaosu, sorumluluk belirsizse belirsizliği, kontrol yoksa kontrolsüzlüğü.
Bu yüzden süreçler gerçekten anlaşılmadan, “neden var?” sorusu sorulmadan başlanan her dijitalleşme girişimi aynı yere varır:
if = X müşteri
if = X ürün
buraya özel akış
Başta “esneklik” gibi görünen bu refleks, kısa sürede şuna dönüşür:
- Kimse bütünü yönetemez
- Sistem kimseye ait değildir
- Maliyet görünmez ama artar
Ve kritik bir eşikten sonra geri dönüş ya yoktur ya da şirketin kaldıramayacağı kadar pahalıdır.
Bu noktada kaybedilen teknoloji değildir. Kaybedilen şey kontrol, hız ve güvenilirliktir.
Bu yüzden bu mesele teknoloji meselesi değildir. Bu bir proje yönetimi ve kültür meselesidir.
Dijitalleşme, yazılım seçimi, ürün geliştirme, kurumsallaşma… Bunların tamamı organizasyonun taşıyıcı kolonlarına dokunur. Bu bir depremdir. Hazırlık yoksa, enkaz kaçınılmazdır.
Bunu iki gerçek deneyim çok net anlatır.
İlkinde, tüm işlerini basit araçlarla yürüten bir firma “kurumsallaşmak” için bir sisteme geçer. Teknik olarak her şey doğrudur: veriler taşınır, eğitim verilir. Ama süreçler sorgulanmaz. Kim neyin sahibi belli değildir. Karar noktaları tanımlı değildir.
Bir süre sonra ekip şunu söyler: “Eskiden en azından hareket edebiliyorduk.”
Bugün tablo nettir:
- Ekip yorgundur
- Devir yüksektir
- Bilgi kişilerdedir
- Kimse resmin tamamını görmez
Sistem vardır ama düzen yoktur. Kaos vardır ama sorumluluk yoktur.
İkinci örnekte ise en küçük iş bile yazılır, analiz edilir, planlanır, denenir ve revize edilir. Her işin sahibi bellidir. Her kararın kaydı vardır. Bazı işler çalışmaz, evet. Ama neden çalışmadığı bilinmektedir.
Sonuç: Az kişiyle daha çok iş. Daha az mesaiyle daha yüksek çıktı. Birden fazla ülkede ölçeklenebilen bir yapı.
Aradaki fark yazılım değildir. Disiplindir.
Yanıt aslında şaşırtıcı değildir. Dijitalleşme projelerinde yapılan hataların büyük bölümü tekrar eder ve öngörülebilirdir.
Net iş amacı tanımlanmadan başlanır. Sonuç: Proje sürüklenir, başarı tartışmaya açık kalır. Çözüm: Ölçülebilir hedef yoksa proje yok.
Dijitalleşme IT işi sanılır. Sonuç: Sistem kurulur, iş aynı kalır. Çözüm: Süreç sahipliği iş birimlerinde kalır.
Mevcut süreçler sorgulanmadan taşınır. Sonuç: Eski hatalar dijitalleşir. Çözüm: “Bu adım neden var?” sorusuna cevap yoksa adım yoktur.
“Bize özel” bahanesiyle kontrolsüz özelleştirme yapılır. Sonuç: Sistem kilitlenir, maliyet patlar. Çözüm: Özelleştirme sadece rekabet avantajıysa kabul edilir.
Proje yönetimi tali görülür. Sonuç: Kararlar gecikir, proje sürünür. Çözüm: Tek yetkili, net karar mekanizması.
Zaman ve insan kaynağı hafife alınır. Sonuç: Ekip yanar, kalite düşer. Çözüm: Kritik roller gerçekten projeye ayrılır.
Veri kalitesi sona bırakılır. Sonuç: Yanlış rapor, yanlış karar. Çözüm: Veri işi ayrı, ciddi ve erken başlar.
Eğitim göstermelik yapılır. Sonuç: Sistem kullanılmaz, Excel geri gelir. Çözüm: Rol bazlı, gerçek senaryolu eğitim.
Değişim direnci yok sayılır. Sonuç: Paralel sistemler, gizli kaos. Çözüm: “Neden değişiyoruz?” sorusu netleşmeden geçiş olmaz.
Go-live bitiş sanılır. Sonuç: Değer sessizce erir. Çözüm: Go-live sonrası iyileştirme planı şarttır.
Kalite, süreç yönetimi ve kurumsallık bu yüzden vardır. ISO gibi kavramlar da bu yüzden yanlış anlaşılır. Kağıt üzerinde olan kimseyi büyütmez. Ama gerçek süreç; işi izlenebilir, tekrarlanabilir ve sürdürülebilir kılar.
Kuralsız ve kurallı bir yapı arasındaki fark tam olarak budur. Sistem varsa, az kaynakla büyük etki yaratırsınız. Sistem yoksa, büyüme anı çöküş anıdır.
Dijitalleşme projeleri genelde bir günde batmaz. Sessizce kontrolden çıkar. Maliyet artar, ekip dağılır, sistem kimsenin sahiplenmediği bir yük haline gelir.
Bu yazı “hangi yazılım?” sorusundan önce sorulması gereken asıl soruyu hatırlatmak için yazıldı:
“Biz bu işi nasıl yapıyoruz?” (ve bunu herkes aynı şekilde mi biliyor?)